Archiwizacja dokumentów zamówienia publicznego – Co warto wiedzieć?

W świetle Prawa zamówień publicznych, zamawiający są zobowiązani do starannego przechowywania dokumentacji związanej z postępowaniami przetargowymi.

Zgodnie z przepisami, protokół postępowania wraz z załącznikami musi być archiwizowany przez minimum 4 lata od zakończenia postępowania. W przypadku, gdy umowa trwa dłużej niż 4 lata, dokumenty muszą być przechowywane przez cały okres jej obowiązywania.

Co więcej, przepisy przewidują możliwość powierzenia archiwizacji dokumentów zewnętrznym osobom trzecim, pod warunkiem, że wszystkie dane zostaną przekazane zamawiającemu w formie elektronicznej. Mimo to, odpowiedzialność za prawidłowe przechowywanie dokumentów spoczywa zawsze na zamawiającym. Upewnij się, że Twoje procedury archiwizacji są zgodne z obowiązującymi regulacjami i gwarantują bezpieczeństwo oraz dostępność dokumentacji.

W dobie cyfryzacji procesów zamówieniowych, wybór odpowiednich narzędzi do archiwizacji staje się coraz bardziej istotny. Właściwe zarządzanie dokumentacją to nie tylko obowiązek prawny, ale także element budowania zaufania i transparentności w relacjach z wykonawcami oraz organami kontrolnymi.