E-doręczenia od 1 stycznia 2025 r. – co musisz wiedzieć o nadchodzących zmianach prawnych?
Od 1 stycznia 2025 roku w polskim systemie prawnym zacznie obowiązywać system e-doręczeń. To rewolucyjna zmiana, która wprowadza cyfrowe rozwiązania do oficjalnej komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru, który ma na celu zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa korespondencji, a także ograniczenie kosztów administracyjnych.
Aby ułatwić wdrożenie tego rozwiązania, ustawodawca przewidział okres przejściowy do końca 2025 roku. W tym czasie podmioty publiczne, które nie są jeszcze w pełni gotowe na korzystanie z e-doręczeń, będą mogły nadal wysyłać korespondencję tradycyjnymi metodami, takimi jak operator pocztowy czy platforma ePUAP.
Najważniejsze zmiany i nowe obowiązki
- Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE)
Od stycznia 2025 roku większość podmiotów publicznych, takich jak urzędy gmin, starostwa powiatowe czy marszałkowskie, będzie zobowiązana do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Obowiązek ten obejmie również wybrane podmioty prywatne, w tym uczelnie niepubliczne, przedsiębiorców oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, radcowie prawni czy doradcy podatkowi. - Okres przejściowy do końca 2025 roku
W okresie przejściowym podmioty publiczne będą mogły ocenić, czy ich możliwości organizacyjne pozwalają na realizację e-doręczeń. Jeśli nie, korespondencja będzie mogła być przesyłana w dotychczasowy sposób, a skutki doręczenia będą równoważne z doręczeniem elektronicznym. - Wsparcie ze strony Ministerstwa Cyfryzacji
Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada liczne działania wspierające proces wdrażania e-doręczeń, takie jak szkolenia dla urzędów, integracja systemów informatycznych oraz kampanie informacyjne mające na celu zwiększenie świadomości wśród podmiotów objętych regulacją. - Kierunek cyfryzacji
E-doręczenia to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu skrócenie czasu obsługi korespondencji, zwiększenie jej bezpieczeństwa, a także obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnych metod doręczeń.
Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?
Dostosowanie do nowego systemu wymaga szeregu działań:
- Uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE): Podmioty publiczne i wybrane podmioty prywatne muszą zarejestrować się w systemie e-doręczeń i uzyskać dedykowany adres elektroniczny.
- Wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT: Dostosowanie systemów informatycznych do nowych wymogów prawnych.
- Szkolenie pracowników: Zapewnienie wiedzy i umiejętności niezbędnych do obsługi systemu e-doręczeń.
- Analiza procesów wewnętrznych: Zidentyfikowanie potencjalnych przeszkód i dostosowanie procedur administracyjnych do nowych wymagań.