WPROWADZENIE

Jednym z trybów przetargowych, po który coraz chętniej sięgają zamawiający do udzielania zamówień publicznych powyżej tzw. progów unijnych jest tryb dialogu konkurencyjnego.

Od początku pojawienia się na gruncie polskiego prawa zamówień publicznych tego trybu, był on stosowany najczęściej do udzielania zamówień realizowanych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego. Wynika to z faktu, iż wdrożenie nowej formy realizacji zadań publicznych zakładającej wielopłaszczyznowy i długofalowy charakter współpracy publiczno-prywatnej był zbyt skomplikowanym procesem, aby możliwe i uzasadnione było jego przeprowadzenie w ramach podstawowych trybów przetargowych, które nie przewidywały możliwie elastycznej formy opracowania ostatecznych warunków zamówienia jeszcze przed złożeniem ofert w postępowaniu.

Obecnie zamawiający sięgają po dialog konkurencyjny nie tylko na potrzeby wyboru partnera prywatnego, ale również jako alternatywę, o której mowa w art. 325 ust. 3 pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2022 r., poz. 1710 ze zm.) (dalej „ustawa Pzp”) dla zastosowania konkursu celem udzielenia zamówienia na usługi projektowania architektonicznego lub projektowania architektoniczno-budowlanego, bądź do udzielania zamówień na wdrażanie złożonych przedsięwzięć z zakresu szeroko rozumianego „smart city”.

Dialog konkurencyjny został uregulowany w art. 169 – 188 ustawy Pzp. Z uwagi, iż jednak, iż nie jest on formalnie podstawowym trybem udzielania zamówień publicznych, jego zastosowanie wymaga spełnienia określonych w ustawie Pzp przesłanek. Zgodnie z art. 170 ustawy Pzp, tryb dialogu konkurencyjnego można zastosować, w przypadku gdy zachodzi co najmniej jedna z okoliczności, o których mowa w art. 153 ustawy Pzp odnoszących się odpowiednio do trybu negocjacji z ogłoszeniem.

Najczęstszymi okolicznościami uzasadniającymi przez zamawiających zastosowanie dialogu konkurencyjnego są przesłanki wskazujące, iż zamówienie obejmuje rozwiązania projektowe lub innowacyjne, jak również fakt, iż zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące jego charakteru, stopnia złożoności lub uwarunkowań, bądź gdy zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w sposób wystarczająco precyzyjny.

Do najważniejszych cech charakterystycznych trybu dialogu konkurencyjnego zaliczyć należy:

  • brak obowiązku przedstawiania na etapie ogłoszenia o zamówieniu kompletnej Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) i możliwość nieokreślania w ogłoszeniu o zamówieniu wag kryteriów oceny ofert;
  • formalna możliwość przeprowadzenia rozmów i zapoznania się ze stanowiskiem wykonawców przed zaproszeniem do składania ofert;
  • możliwość omówienia w trakcie dialogu wszelkich istotnych kwestii z punktu widzenia przyszłego zamówienia;
  • możliwość dokonania po złożeniu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu selekcji podmiotów, które zostaną zaproszone do udziału w dialogu (zasadniczo w liczbie nie mniejszej niż 3);
  • poufny charakter dialogu umożliwiający ochronę propozycji rozwiązań składanych przez wykonawców w nim uczestniczących;
  • prowadzenie dialogu do momentu, w którym zamawiający jest w stanie określić rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby, bez określanego limitu czasowego.

Pomimo zalet jakie wynikają z zastosowania dialogu konkurencyjnego jako trybu udzielenia zamówienia publicznego, sam fakt skorzystania z tej procedury nie oznacza, że postepowanie zakończy się sukcesem. Przykładowo, spośród wskazanych na wstępie projektów PPP, jedynie niecałe 30% postępowań prowadzonych w trybie dialogu konkurencyjnego na wybór partnera prywatnego, zostało zakończonych podpisaniem umowy partnerstwa publiczno-prywatnego.

CHARAKTERYSTYKA DIALOGU KONKURENCYJNEGO

Dialog konkurencyjny to tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający prowadzi z zaproszonymi do udziału w postępowaniu wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Jest to dwuetapowa, otwarta i konkurencyjna procedura posiadająca cechy wspólne z przetargiem ograniczonym, dodatkowo uzupełniona o możliwość prowadzenia z potencjalnymi wykonawcami dialogu do momentu, w którym zamawiający  będzie w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez wykonawców, warunki realizacji przedmiotu zamówienia w sposób najbardziej spełniający jego potrzeby.

Dialog konkurencyjny posiada również cechy zbliżone do trybu negocjacji z ogłoszeniem, od którego odróżnia go jednak większa elastyczność, głównie z uwagi na fakt, iż przy negocjacjach z ogłoszeniem zamawiający może prowadzić negocjacje jedynie w celu ulepszenia ofert wstępnych lub ofert składanych na etapie negocjacji. Negocjacje nie mogą spowodować zmiany minimalnych wymagań określonych przez zamawiającego.

Etapu dialogu konkurencyjnego

Odnosząc się do przepisów ustawy Pzp regulujących tryb dialogu konkurencyjnego, wskazać należy następujące etapy tej procedury:

  1. Opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu w trybie dialogu konkurencyjnego wraz z opisem potrzeb i wymagań;
  2. Składanie i ocena złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z ewentualnym dokonaniem prekwalifikacji podmiotów zaproszonych do udziału w dialogu; Zaproszenie zakwalifikowanych wykonawców do dialogu;
  3. Przeprowadzenie dialogu z wykonawcami;
  • Zakończenie dialogu, przegotowanie Specyfikacji Warunków Zamówienia i zaproszenie do składania ofert wykonawców biorących udział w dialogu;
  • Ocena ofert i dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej (możliwe są ograniczone negocjacje warunków umowy w trybie art. 188 ustawy Pzp);
  • Zawarcie umowy o zamówienie publiczne.

W JAKI SPOSÓB PRZEPROWADZIĆ EFEKTYWNIE DIALOG KONKURENCYJNY

W celu kompleksowego przedstawienia efektywnego sposobu udzielenia zamówienia publicznego w trybie dialogu konkurencyjnego, rekomendacje w przedmiotowym zakresie przedstawiono według kolejności wskazanych powyżej etapów omawianego trybu przetargowego.

Ad 1) Opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu

Najistotniejszym dokumentem na etapie ogłoszenia postępowania jest opis potrzeb i wymagań zamawiającego, o którym mowa w art. 174 ustawy Pzp. Do charakterystycznych elementów, które ów opis potrzeb i wymagań musi zawierać, należą:

  • opis potrzeb i wymagań zamawiającego dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych, stanowiących przedmiot zamówienia;
  • informację o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert (o ile zamawiający przewiduje nagrody);
  • wstępny harmonogram postępowania;
  • opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, przy czym jeżeli przypisanie kryteriom wag nie jest możliwe na etapie wszczęcia postępowania z obiektywnych przyczyn, zamawiający wskazuje kryteria oceny ofert w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego;
  • liczbę wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w dialogu (o ile zamawiający przewiduje ograniczenie liczby wykonawców);
  • informację o podziale dialogu na etapy, jeżeli zamawiający przewiduje taki podział w celu ograniczenia liczby rozwiązań, które będą przedmiotem dialogu na kolejnych etapach.

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego jest dokumentem, który powinien stanowić streszczenie najważniejszych założeń przyjętych przez zamawiającego na etapie przygotowania zamówienia (np. na podstawie przeprowadzonej analizy potrzeb i wymagań lub przeprowadzonych wstępnych konsultacji rynkowych). Jego treść w powinna obejmować co najmniej planowany zakres rzeczowy zamówienia, zakładany podział obowiązków stron, sposób rozliczania wynagrodzenia..

Z uwagi na fakt, iż na podstawie opisu potrzeb i wymagań potencjalni wykonawcy podejmą decyzję o złożeniu lub nie złożeniu wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dokument należy opracować w sposób rzetelny, możliwie najbardziej precyzyjny i wyczerpujący. Oprócz elementów wymienionych powyżej, należy wskazać również wszelkie specyficzne uwarunkowania danego zamówienia, tak, aby potencjalni wykonawcy już na etapie ogłoszenia postępowania mieli jak największą wiedzę dotyczącą przyszłego przedsięwzięcia.

Pamiętać bowiem należy, iż celem dialogu konkurencyjnego nie jest określenie przedmiotu i zakresu zamówienia publicznego bądź obowiązków stron od podstaw, a jedynie doprecyzowanie przyjętych przez zamawiającego etapie przygotowania do udzielenia zamówienia, istotnych warunków jego realizacji.

Obligatoryjnym elementem opisu potrzeb i wymagań jest wstępny harmonogram postępowania. Jego rola jest istotna z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie określił maksymalnego czasu trwania dialogu – jest on ograniczony wyłącznie momentem określenia rozwiązań najbardziej spełniających potrzeby zamawiającego. Dlatego też harmonogram postępowania powinien obejmować wszystkie ww. etapy związane z przeprowadzeniem dialogu z wykonawcami, wraz z jego podziałem na poszczególne tury rozmów, aż do zawarcia umowy o zamówienie publiczne oraz określać realne terminy na ich przeprowadzenie. Takie podejście zminimalizuje ryzyko dokonywania kilkukrotnych modyfikacji harmonogramu na dalszych etapach postępowania, co wpłynie korzystnie na dynamikę procedury i pozwoli uniknąć wielotygodniowych przestojów opóźniających zakończenie procesu wyboru wykonawcy.

W prowadzonych dotychczas postępowaniach w trybie dialogu konkurencyjnego, zamawiający najczęściej nie przewidywali nagród dla uczestników. Wynika to zarówno z trudności w zdefiniowaniu obiektywnych przesłanek do przyznania nagrody danemu uczestnikowi lub uczestnikom dialogu, jak również z naturalnej obawy zamawiających do premiowania określonych podmiotów w trakcie trwania procedury przetargowej.

Równie rzadko wykorzystywana jest możliwość podziału dialogu na etapy. Wynika to za faktu, iż z uwagi na co do zasady złożoną strukturę zamówienia udzielanego w tym trybie, zamawiających nie chcą z góry ograniczać liczby rozwiązań w poszczególnych obszarach (zwłaszcza technicznych), które mogą być przedmiotem dialogu, aż do jego zakończenia. Najczęściej w praktyce ograniczenie liczby proponowanych w trakcie dialogu rozwiązań dokonywane jest w sposób pośredni poprzez ograniczenie liczby podmiotów zaproszonych do udziału w dialogu w oparciu o określone w ogłoszeniu o zamówieniu kryteria selekcji.

Wszczynając postepowanie w trybie dialogu konkurencyjnego warto również skorzystać z określonej art. 174 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp możliwości wskazania w nim kryteriów oceny ofert w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego, bez określania ich wag i znaczenia. Uprawnienie to jest coraz częściej wykorzystywane przez zamawiających, w głównej mierze z uwagi na potrzebę dostosowania kryteriów oceny ofert do określonego w trakcie dialogu szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, aby w sposób wymierny i najbardziej efektywny możliwe było dokonanie przez zamawiający wyboru oferty najkorzystniejszej.

Ad 2)   Składanie i ocena złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z  ewentualnym dokonaniem prekwalifikacji podmiotów zaproszonych do udziału w dialogu; Zaproszenie zakwalifikowanych wykonawców do dialogu

Podobnie jak w przypadku przetargu ograniczonego, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu zainteresowane podmioty składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Minimalny termin na składanie wniosków nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (pamiętajmy, że tryb dialogu konkurencyjnego stosujemy wyłącznie do zamówień powyżej tzw. progów unijnych).

Po upływie terminu na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zamawiający dokonuje ich oceny. Jak wskazano powyżej, istnieje możliwość ograniczenia liczby podmiotów spełniających warunki udziału w postępowaniu do minimum 3, na podstawie określonych w ogłoszeniu kryteriów selekcji. W takim przypadku, jeżeli liczba podmiotów, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu jest większa niż liczba podmiotów, określona w ogłoszeniu o zamówieniu lub opisie potrzeb i wymagań (np. warunki udziału w postępowaniu spełnia sześciu wykonawców, podczas gdy zamawiający ograniczył liczbę podmiotów zaproszonych do dialogu do trzech), zamawiający zaprosi do udziału w dialogu wyłącznie te trzy podmioty, które w oparciu o ww. kryteria uzyskają największą liczbę punktów. Jeżeli natomiast liczba wykonawców, którzy złożą niepodlegające odrzuceniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, będzie mniejsza od minimalnej liczby określonej przez zamawiającego, zamawiający może kontynuować postępowanie, zapraszając do udziału w dialogu tych wykonawców, albo unieważnić postępowanie.

Najbardziej efektywnymi i zalecanymi do zastosowania kryteriami selekcji są kryteria odnoszące się do doświadczenia wykonawców w zakresie odpowiadającym przedmiotowi udzielanego zamówienia. Najczęściej w ramach kryteriów selekcji dodatkowe punkty przyznawane są za każdą kolejną realizację ponad minimum określone jako warunek udziału w postępowaniu, np. punkt za każdą dodatkową robotę budowlaną, realizację w modelu zaprojektuj i wybuduj bądź usługę.

Zamawiających chętnie korzystają z ww. uprawnienia z uwagi na fakt, iż wobec konieczności przeprowadzenia takiej samej liczby rund negocjacji z każdym z zakwalifikowanych podmiotów, dopuszczenie do dialogu zbyt dużej liczby uczestników (5 i więcej), może istotnie wpłynąć na wydłużenie czasu postępowania. Jednocześnie ograniczenie liczby uczestników dialogu przy zastosowaniu kryteriów selekcji (zwłaszcza premiujących doświadczenie podmiotów) powoduje, że do dialogu zostaną zaproszeni wyłącznie najbardziej doświadczone podmioty, co zwiększy efektywność prowadzonych rozmów i w większym stopniu zabezpieczy zamawiającego przed wyborem nierzetelnego wykonawcy.

Zamawiający zaprasza jednocześnie do dialogu wykonawców, których wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie podlegały odrzuceniu, bądź podmioty, które uzyskały największą liczbę punktów w ramach kryteriów selekcji w liczbie określonej w ogłoszeniu o zamówieniu lub opisie potrzeb i wymagań (jeżeli zamawiający ograniczył liczbę podmiotów zaproszonych do udziału w dialogu).

Jednocześnie zaleca się, aby po zakończeniu prekwalifikacji, wykonawcy, którzy uzyskają najwyższe oceny i zostaną wstępnie wytypowani do udziału w dialogu, zostali przez zamawiający wezwani na podstawie art. 274 ust. 2 ustawy Pzp do przedłożenia podmiotowych środków potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i brak podstaw do wykluczenia. Dokonanie weryfikacji złożonych oświadczeń przez wykonawców już na tym etapie postępowania, zminimalizuje ryzyko zaproszenia do udziału w dialogu i ewentualnego wyboru najkorzystniejszej oferty podmiotu, który pomimo złożonych oświadczeń nie spełnia określonych przez zamawiający warunków udziału w postępowaniu, bądź podlega wykluczeniu.

Ad 3) Przeprowadzenie dialogu z wykonawcami

Wraz z zaproszeniem wykonawców zakwalifikowanych do dialogu rozpoczyna się najważniejszy etap procedury przetargowej prowadzonej w tym trybie. 

Dialog może dotyczyć wszystkich aspektów zamówienia, a wszelkie dokumenty i informacje związane z dialogiem przekazywane są uczestniczącym w dialogu podmiotom na równych zasadach. Zgodnie z art. 182 ustawy Pzp treść propozycji wykonawców oraz prowadzony dialog mają charakter poufny (możliwe jest wymaganie złożenia przez uczestników dialogu oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności), co oznacza, że żadna ze stron nie może, bez zgody drugiej strony, ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z dialogiem. W związku z powyższym w ramach dobrej praktyki rynkowej, dialog prowadzony powinien być w ramach poszczególnych tur negocjacyjnych osobno z każdym z potencjalnych wykonawców – w ramach bezpośrednich spotkań w siedzibie zamawiającego bądź wideokonferencji.

Nie ulega wątpliwości, że od jakości przeprowadzenia dialogu zależeć będzie ostateczne określenie akceptowalnej zarówno dla zamawiającego jak i wykonawców, struktury realizacji zamówienia publicznego – zarówno pod kątem właściwego opisania przedmiotu zamówienia, jak również równomiernego rozkładu obowiązków kontraktowych stron.

Z uwagi na fakt, iż etap rozmów z uczestnikami dialogu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia procesu wyboru wykonawcami w trybie dialogu konkurencyjnego, w dalszej części przedstawiono rekomendowanie czynności, których podjęcie przez zamawiającego zwiększy efektywność prowadzonego dialogu, minimalizując tym samym ryzyko niepowodzenia całego postępowania przetargowego.

  • Określenie przedmiotu i szczegółowego harmonogramu dialogu

Sprawne przeprowadzenie dialogu wymaga w pierwszej kolejności od zamawiającego precyzyjnego zdefiniowania obszarów do dyskusji z wykonawcami. Zaleca się, aby obszary te zostały podzielone na odrębne bloki tematyczne, dotyczące poszczególnych aspektów realizacji przyszłego zamówienia publicznego, np. technicznych, organizacyjnych, prawnych.

Przedstawienie uczestnikom dialogu obszarów do dyskusji może nastąpić w formie ogólnej agendy. Niniejszą agendę powinien uzupełniać harmonogram dialogu, jako stanowiący uszczegółowienie ogólnego harmonogramu postępowania określonego w opisie potrzeb i wymagań. O ile harmonogram postępowania uwzględnia najważniejsze etapy całego procesu udzielenia zamówienia od czynności przygotowawczych do zawarcia umowy, harmonogram dialogu powinien objąć wyłącznie etap od zaproszenia do dialogu do momentu jego zakończenia i zaproszenia do składania ofert.

Dla każdego z poszczególnych bloków tematycznych, rekomenduje się przeprowadzenie nie więcej niż dwóch tur negocjacyjnych, a harmonogram dialogu w celu skonsolidowania postępowania powinien zakładać łącznie nie więcej niż 3 do 5 sesji dialogu. Z kolei przeprowadzenie dodatkowych i nieprzewidzianych w harmonogramie tur dialogu, powinno nastąpić wyłącznie w wyjątkowych, obiektywnie uzasadnionych przypadkach (np. pojawienia się nowych istotnych okoliczności wpływających na sposób realizacji zamówienia).

Agenda wraz z harmonogramem powinny zostać przesłane uczestnikom wraz z zaproszeniem do dialogu bądź bezpośrednio po formalnym zaproszeniu. Dodatkowo zamawiający wraz z agendą powinien przekazać dokumenty i informacje dotyczące bloków tematycznych będących przedmiotem rozmów w ramach najbliższych tur negocjacyjnych. W powyższym zakresie w szczególności zaleca się, aby zamawiający nie zwlekał z przekazaniem wykonawcom projektowanych postanowień umowy o zamówienie publiczne.

Mimo, iż przepisy nie nakładają na zamawiających obowiązku opracowania regulaminu dialogu, w celu usprawnienia organizacji tego etapu procedury zaleca się jego przyjęcie i przedstawienie zakwalifikowanym podmiotom do akceptacji. Regulamin dialogu co do zasady powinien określać zasady komunikacji i obiegu dokumentów pomiędzy zamawiającym, a pozostałymi uczestnikami postępowania. Jego zadaniem jest również zapewnienie dobrej organizacji sesji dialogowych i równego traktowania biorących w nim udział podmiotów.

  • Aktywny udział przedstawicieli zamawiającego w dialogu i zaangażowanie zewnętrznych doradców

Jak pokazują przykłady skutecznie przeprowadzonych procesów wdrożenia zamówień w trybie dialogu konkurencyjnego, istotnym czynnikiem wpływającym na jakość tego procesu jest powołanie w ramach struktury zamawiającego tzw. zespołu dedykowanego zamówieniu, który na etapie postępowania o udzielenie zamówienia przybiera w praktyce formę komisji przetargowej.

Z uwagi na fakt, że zagadnienia techniczne, organizacyjne i prawne poruszane w trakcie dialogu „przenikają się”, w skład komisji przetargowej powinni wejść pracownicy zamawiającego o różnych kompetencjach, w tym w szczególności: osoba odpowiedzialna za finanse jednostki, osoba odpowiedzialna za realizację inwestycji, specjalista w zakresie prawa zamówień publicznych oraz specjalista w obszarze specyficznym dla danego zamówienia. Zaangażowanie w ramach komisji przetargowej pracowników o różnych specjalizacjach umożliwia skupienie wiedzy eksperckiej i odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania w jednym ośrodku decyzyjnym.

W celu zapewnienia właściwej koordynacji prac i sprawnego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi zamawiającego, członkowie komisji przetargowej  powinni brał udział we wszystkich spotkaniach negocjacyjnych. Obecność na wszystkich spotkaniach pozwala przedstawicielom zamawiającego lepiej zrozumieć zagadnienia i problemy adresowane w toku dialogu, jak również porównywać rozwiązania prezentowane przez poszczególnych uczestników.

Z uwagi na fakt, iż w sektorze publicznym może brakować specjalistycznej wiedzy i  praktyki w  zakresie wdrażania nowatorskich przedsięwzięć, zamawiających coraz częściej decydują się na zaangażowanie w ramach tego procesu zewnętrznych doradców (np. technicznych, prawnych). Doradca stanowi bowiem dodatkowe wsparcie komisji przetargowej (np. w charakterze biegłego), dokonując rzetelnej oceny potrzeb i oczekiwań zamawiającego oraz gwarantując obiektywne spojrzenie na koncepcje proponowane przez potencjalnych wykonawców.

  • Precyzyjne definiowanie potrzeb i oczekiwań zamawiającego

W celu określenia warunków zamówienia publicznego w sposób jak najlepiej odpowiadający oczekiwaniom zamawiającego, powinien on od samego początku dialogu w sposób jasny i precyzyjny przekazywać wykonawcom swoje oczekiwania i potrzeby. Takie podejście pozwoli uniknąć dyskusji nad rozwiązaniami, które są niepotrzebne lub nieakceptowalne przez strony, co w rezultacie zoptymalizuje całkowity czas trwania dialogu.

W szczególności, w trakcie dialogu nie należy unikać zagadnień problemowych oraz zagadnień, które będą bezpośrednio i w sposób istotny rzutować na zakres oraz warunki realizacji zamówienia. Dlatego też w pierwszej kolejności w ramach tur dialogu dyskusji powinny zostać poddane najważniejsze zagadnienia w ramach poszczególnych obszarów negocjacyjnych (bloków tematycznych) – w szczególności omówiony powinien zostać przedmiot zamówienia. Pozwoli to na skonfrontowanie oczekiwań zamawiającego w tych obszarach z szacunkowymi kosztami ich realizacji oferowanymi przez wykonawców. Dzięki temu już na wczesnym etapie dialogu będzie możliwe wyłączenie z zakresu zamówienia, tych zadań, które dla zamawiającego będą generowały nadmierne koszty w stosunku do możliwego do osiągnięcia efektu. Pominięcie dyskusji w tym przedmiocie najczęściej skutkuje przeszacowaniem ofert złożonych przez wykonawców i w konsekwencji unieważnieniem postępowania.

  • Rzetelne analizowanie propozycji potencjalnych wykonawców

Jedną z podstawowych zalet wynikających z negocjacyjnego charakteru dialogu jest możliwość konsultowania poszczególnych rozwiązań z zakwalifikowanymi wykonawcami oraz korzystanie z wiedzy i know-how sektora prywatnego. Niemniej jednak, żeby w pełni wykorzystać możliwości jakie stwarza dla zamawiającego dialog konkurencyjny, negocjacje z potencjalnymi wykonawcami powinny odbywać się poprzez dokonywanie wzajemnych uzgodnień, uwzględniających interesy obu stron i realia rynkowe.

Zamawiający przede wszystkim nie powinien uporczywie ignorować i nie uwzględniać w dokumentacji postępowania obiektywnie uzasadnionych propozycji oraz uwag zgłaszanych przez potencjalnych wykonawców.

W szczególności nie należy obciążać wykonawcy nadmierną liczbą zobowiązań, zwłaszcza tych, którymi zamawiający jest w stanie lepiej zarządzić. Uwzględnienie w racjonalnym zakresie oczekiwań wykonawców pozwoli na zoptymalizowanie kosztów zamówienia i zminimalizuje ryzyko otrzymania ofert przekraczających możliwości finansowe zamawiającego.

  • Kontrolowanie harmonogramu dialogu i zapewnienie bieżącej komunikacji

Kontrolowanie harmonogramu dialogu jest jednym z kluczowych elementów decydujących o powodzeniu procedury zamówieniowej prowadzonej w trybie dialogu konkurencyjnego, z uwagi na fakt, iż nadmierne wydłużenie tego procesu wpływa negatywnie na aktualność założeń cenowych (m.in. cen materiałów, usług), co w rezultacie często ostatecznie skutkuje nieprzyjęciem ofert wykonawców z uwagi na zbyt wysoką cenę (w stosunku do założeń wyjściowych). Ponadto wydłużający się okres bezczynności zamawiającego i brak bieżącej komunikacji powoduje spadek zaangażowania wykonawców i niejednokrotnie prowadzi do rezygnacji ze złożenia oferty w postępowaniu.

Dlatego też opracowując harmonogram – zarówno dialogu jaki postępowania – należy przyjąć realne i nadmiernie niewydłużone terminy poszczególnych etapów procedury. Odstępy między turami dialogu należy planować w taki sposób, aby uwzględnić konieczność przygotowania się stron do kolejnej tury, w tym wprowadzenie zmian do dokumentacji postępowania przez zamawiającego oraz zapoznanie się z dokumentacją postępowania w nowym brzmieniu przez wykonawców. Niemniej jednak aby utrzymać presję konkurencyjną oraz zainteresowanie uczestników postępowaniem, odstępy pomiędzy poszczególnymi turami nie mogą być zbyt długie.

W celu ograniczenia liczby tur negocjacyjnych należy określać przedmiot poszczególnych spotkań w formie szczegółowej agendy przekazywanej wykonawcy z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Jednocześnie należy zachować elastyczność umożliwiając, aby w trakcie tury poświęconej np. kwestiom technicznym, omówione zostały określone zagadnienia finansowe lub prawne.

Istotnym jest, aby Zamawiający pomiędzy turami dialogu przedstawiał wykonawcom w formie pisemnej (lub mailowej) bieżące stanowisko we wszelkich kwestiach nierozstrzygniętych w trakcie spotkań negocjacyjnych (zaleca się protokołowanie lub narywanie spotkań negocjacyjnych). W powyższym zakresie należy pamiętać, aby wszyscy uczestnicy dialogu otrzymali od zamawiającego takie same informacje i dokumenty. Istotne jest również, aby na bieżąco informować uczestników dialogu o wszelkich wydłużeniach i modyfikacjach harmonogramu dialogu lub postępowania.

  • Zakończenie dialogu

Zamawiający kończy dialog w momencie określenia na podstawie prowadzonych z potencjalnymi wykonawcami negocjacji, wszystkich kluczowych warunków realizacji zamówienia, o czym niezwłocznie należy poinformować wszystkich uczestniczących w nim potencjalnych wykonawców. Należy unikać nadmiernego opóźnienia momentu zakończenia dialogu w stosunku do ostatniej przeprowadzonej tury negocjacyjnej.

Ad 4) Zakończenie dialogu, przegotowanie Specyfikacji Warunków Zamówienia i zaproszenie do składania ofert wykonawców biorących udział w dialogu;

Po zakończeniu dialogu, zamawiający przekazuje wykonawcom biorącym udział w dialogu i nie wykluczonym na tym etapie z postępowania, zaproszenie do składania ofert wraz ze Specyfikacją Warunków Zamówienia. Na tym etapie należy określić w SWZ wagę kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu oraz dokonać ich szczegółowego opisu, w sposób odpowiadający uwarunkowaniom zamówienia uzgodnionym w trakcie dialogu.

W celu zminimalizowania ryzyka uzyskania ofert istotnie odbiegających kosztem lub zakresem (w zależności od przyjętych kryteriów oceny ofert) od szczegółowych warunków realizacji zamówienia określonych w ramach dialogu, rekomenduje się:

  • unikanie zbyt długiej przerwy pomiędzy zakończeniem dialogu a zaproszeniem do składania ofert;
  • nie wprowadzenie istotnych zmian w zakresie kluczowych warunków realizacji zamówienia ustalonych w trakcie dialogu;
  • nie nakładanie na wykonawcę dodatkowych obowiązków, bądź innych obciążeń lub ryzyk, które nie były objęte przedmiotem dialogu;
  • udzielanie odpowiedzi na wszelkie zgłaszane przez podmioty zaproszone do składania ofert wnioski o wyjaśnienie treści do SWZ – także jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po terminie, w którym zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi;
  • wydłużenie terminu składania ofert jeżeli niniejsza potrzeba została obiektywnie uzasadniona przez podmioty zaproszone do składania ofert.

Ad 5) Ocena ofert i dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej (możliwe są ograniczone negocjacje warunków umowy w trybie art. 188 ustawy Pzp);

Po upływie wyznaczonego przez zamawiającego terminu na składanie ofert, następuje ich otwarcie. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku dialogu konkurencyjnego zamawiający w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców uszczegółowienia, wyjaśnienia i ulepszenia treści ofert oraz przedstawienia informacji dodatkowych, z tym zastrzeżeniem, że niedopuszczalne jest dokonywanie istotnych zmian w treści ofert oraz zmian wymagań zawartych w opisie potrzeb i wymagań lub SWZ.

Co również charakterystyczne dla trybu dialogu konkurencyjnego, zamawiający także po wyborze najkorzystniejszej oferty, może w celu potwierdzenia zobowiązań finansowych lub innych warunków zawartych w ofercie, negocjować z wykonawcą, którego oferta została najwyżej oceniona, ostateczne warunki umowy, o ile nie skutkuje to zmianami istotnych elementów oferty lub zmianami potrzeb i wymagań określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w opisie potrzeb i wymagań ani nie prowadzi do zakłócenia konkurencji lub nierównego traktowania wykonawców.

Ad 6) Zawarcie umowy o zamówienie publiczne.

Zawarcie umowy o zamówienie publiczne z wykonawcą wybranym w ramach procedury dialogu konkurencyjnego będzie możliwe – tak jak w przy przetargach „tradycyjnych” – po bezskutecznym upływie okresu przeznaczonego na wniesienie ewentualnego odwołania od wyniku postępowania (tzw. klauzula „standstill”).

PODSUMOWANIE

Nie ulega wątpliwości, iż właściwe przeprowadzenie procedury przetargowej w trybie dialogu konkurencyjnego ma decydujące znaczenie dla skutecznego wdrożenia zamówienia publicznego o bardziej złożonym charakterze, aniżeli zamówienia, które można udzielić w ramach przetargu nieograniczonego. Dlatego też zamawiający powinien w sposób rzetelny się do tego procesu przygotować. W szczególności pamiętać należy, aby dialog konkurencyjny nie służył istotnemu modyfikowaniu założeń zamówienia, lecz stanowił doprecyzowanie przyjętych przez zamawiającego na etapie przygotowywania założeń realizacji takiego przedsięwzięcia. W przeciwnym razie ostateczny kształt zamówienia może istotnie odbiegać od warunków, które stanowiły podstawę do podjęcia decyzji o jego realizacji w tej formule, co może podważać jakość przeprowadzonej przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań.  

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *