Od 1 lutego 2026 r. obowiązują zmienione zasady wystawiania faktur, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. Choć nowelizacja formalnie dotyczy jednego z przepisów wykonawczych, jej praktyczne znaczenie jest znacznie szersze – zmienia bowiem sposób identyfikowania stron transakcji w środowisku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Zmiana ta wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Faktura przestaje być wyłącznie dokumentem księgowym – staje się elementem infrastruktury podatkowej, którego poprawność jest technicznie weryfikowana w systemie.
Zakres stosowania nowych przepisów
Nowe zasady identyfikacji stron nie ograniczają się wyłącznie do faktur wystawianych bezpośrednio w KSeF.
Obejmują one:
- wszystkie faktury ustrukturyzowane,
- faktury wystawiane w trybach awaryjnych i offline,
- faktury wystawione poza KSeF i przekazywane kontrahentowi przed ich przesłaniem do systemu.
W praktyce oznacza to, że każda faktura, która ma trafić do KSeF – niezależnie od trybu jej wystawienia – musi już w momencie sporządzenia spełniać nowe wymogi identyfikacyjne.
Nowy model danych identyfikacyjnych – odejście od „samego NIP”
Dotychczas w obrocie gospodarczym podstawowym identyfikatorem był numer NIP. Od 2026 r. ustawodawca wprowadził wielopoziomowy system identyfikacji, uzależniony od statusu podatkowego stron transakcji.
Dane identyfikacyjne przestają być elementem formalnym – stają się kluczowym parametrem technicznej weryfikacji faktury w systemie KSeF.
Identyfikacja sprzedawcy
Na fakturze należy wskazać numer, którym sprzedawca posługuje się dla celów podatkowych.
W praktyce będzie to:
- NIP – w przypadku podmiotów krajowych,
- numer identyfikacji podatkowej nadany w kraju siedziby – w przypadku podmiotów zagranicznych.
Numer ten stanowi podstawowy identyfikator weryfikacyjny w systemie i nie może zostać zastąpiony innymi danymi (np. numerem REGON czy nazwą skróconą).
Identyfikacja nabywcy – zasada ogólna
Co do zasady faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca jest identyfikowany dla celów podatkowych lub podatku od wartości dodanej.
W zależności od statusu podatkowego nabywcy na fakturze wykazuje się:
- NIP – jeżeli nabywca jest identyfikowany dla celów podatkowych w Polsce,
- numer VAT – jeżeli nabywca jest identyfikowany dla celów podatku od wartości dodanej,
- inny numer identyfikacyjny używany do celów podatkowych – jeżeli nabywca nie posiada numeru VAT ani krajowego numeru identyfikacji podatkowej.
Nabywcy niezarejestrowani dla celów podatku
Jeżeli nabywcą jest podatnik niezarejestrowany na potrzeby podatku lub osoba prawna niebędąca podatnikiem i niezarejestrowana dla celów podatkowych, na fakturze należy wskazać jego numer identyfikacji podatkowej – o ile taki numer posiada.
Brak rejestracji VAT nie zwalnia z obowiązku prawidłowej identyfikacji podatkowej w systemie.
Procedura SME – nowy, odrębny identyfikator
Najistotniejsza zmiana dotyczy podmiotów korzystających z tzw. procedury SME, czyli szczególnego unijnego zwolnienia dla małych przedsiębiorców prowadzących sprzedaż transgraniczną.
W przypadku podmiotów objętych tą procedurą:
- nie stosuje się klasycznego NIP jako głównego identyfikatora,
- na fakturze wykazuje się indywidualny numer identyfikacyjny nadany w ramach procedury SME.
To rozwiązanie wprowadza nową kategorię identyfikatora funkcjonującego równolegle do dotychczasowych numerów podatkowych.
Znaczenie praktyczne zmian
Od 2026 r. dane identyfikacyjne nie mają wyłącznie charakteru formalnego. W środowisku KSeF są one poddawane automatycznej weryfikacji systemowej.
Nieprawidłowy numer identyfikacyjny może skutkować:
- problemami z przetworzeniem faktury w systemie,
- ryzykiem zakwestionowania dokumentu,
- zakłóceniem obiegu dokumentów księgowych,
- konsekwencjami podatkowymi w zakresie prawa do odliczenia VAT.
Zmiany wymagają więc nie tylko aktualizacji wzorów faktur, lecz przede wszystkim dostosowania procesów wewnętrznych.
Rekomendowane działania dla przedsiębiorców
W celu zapewnienia zgodności z nowymi przepisami warto:
- zaktualizować procedury weryfikacji kontrahentów,
- dostosować systemy finansowo-księgowe do obsługi nowych typów identyfikatorów,
- przeszkolić pracowników działów sprzedaży i księgowości,
- wdrożyć checklistę poprawności danych faktury przed jej przesłaniem do KSeF.
W szczególności podmioty realizujące transakcje transgraniczne powinny zweryfikować, czy ich systemy umożliwiają prawidłową obsługę numerów identyfikacyjnych w procedurze SME.
